1.  Chu kỳ đánh giá:  þ   Định kỳ                     o    Đột xuất

2. Thời gian đánh giá: Ngày 19/8/2024

;. Ngày 19 tháng 8 năm 2024 UBND xã tổ chức đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 đang áp dụng tại Ủy ban nhân dân xã Phú Hải năm 2024 (đánh giá nội bộ). Nội dung, kết quả đánh giá như sau:

3. Mục tiêu đánh giá:

Đánh giá nội bộ năm 2024 nhằm để áp dụng, duy trì có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 của UBND xã Phú Hải có hiệu lực, hiệu quả, nhằm:

- Xác định sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) so với các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và các quy định của nhà nước liên quan.

- Tìm thấy các điểm lưu ý, không phù hợp cần khắc phục, phòng ngừa và cải tiến đối với HTQLCL của UBND xã.

4. Phạm vi đánh giá:

          5. Chuẩn mực đánh giá:

-  Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

- Các văn bản của HTQLCL, sửa đổi và cập nhật.

- Các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

- Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 đã được UBND xã ban hành và áp dụng.

- Hồ sơ của các lĩnh vực.

6. Đoàn đánh giá:

Đoàn đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 năm 2024 (Theo Kế hoạch số 50/KH-UBND, ngày 08/3/2024 của UBND xã Phú Hải đánh giá nội bộ hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2015 năm 2023 tại UBND xã Phú Hải) gồm:  

7. Kết quả đánh giá:

- Đánh giá về các ưu điểm nổi bật:

a)  Xem xét việc tuân thủ các quy trình, quy định đã phê duyệt:

UBND xã đã xây dựng, phê duyệt và ban hành áp dụng 05 quy trình hệ thống, 14 quy trình nội bộ bắt buộc theo Quyết định số 2276/QĐ-UBND của UBND tỉnh; ban hành các quy trình thực hiện các thủ tục hành chính theo các Quyết định công bố TTHC của UBND tỉnh đã được xây dựng ban hành.

- Việc thiết lập quy trình tại hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính: Tất cả các quy trình được xây dựng, thiết lập đúng theo quy định, thời gian xử lý TTHC đúng với thời gian quy định của việc giải quyết TTHC theo quyết định công bố của UBND tỉnh.

- Đã tham mưu UBND xã đã ban hành đầy đủ các văn bản liên quan đến việc duy trì, áp dụng và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 như: Đã có các quyết định kiện toàn Ban ISO; Đã có Quyết định công bố Chính sách chất lượng và Mục tiêu chất lượng 2024. Mục tiêu chất lượng khả thi, Có thời hạn mục tiêu.

- Đã xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng năm 2024.

- Chính sách chất lượng và Mục tiêu chất lượng có được treo trực quan cho cán bộ công chức và tổ chức công dân biết

UBND xã đã ban hành đầy đủ các văn bản liên quan đến việc duy trì, áp dụng và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 như:

- Quyết định số 07/QĐ-UBND ngày 04/01/2024 về việc Kiện toàn Ban chỉ đạo ISO của UBND xã để triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015;

- Kế hoạch số 07/KH-UBND ngày 08/01/2024 về việc Triển khai việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước xã Phú Hải năm 2024;

- Quyết định số 308/QĐ-UBND, ngày 30/12/2023 của UBND xã về việc công bố Hệ thống Quản lý chất lượng phù hợp với Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại Ủy ban nhân dân xã Phú Hải năm 2024;

- Quyết định số 13/QĐ-UBND, ngày 08/01/2024 của UBND xã về việc ban hành Mục tiêu chất lượng và Kế hoạch thực hiện Mục tiêu chất lượng năm 2024;

- Quyết định số 95/QĐ-UBND, ngày 28/3/2024 về việc Ban hành chính sách chất lượng của UBND xã năm 2024;

- Kế hoạch số 50/KH-UBND, ngày 08/3/2024 của UBND xã Phú Hải đánh giá nội bộ hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2015 năm 2023 tại UBND xã Phú Hải;

b) Hồ sơ duy trì và cải tiến HTQLCL:

- Về kiểm soát thông tin dạng văn bản (tài liệu, hồ sơ): Các tài liệu, hồ sơ dễ tìm, dễ truy xuất.

- Trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, có thực hiện lấy ý kiến của tổ chức/công dân để đo lường mức hài lòng của tổ chức, công dân.

- Tài liệu, quy trình có sẵn có tại nơi sử dụng.

- Đã bổ sung đầy đủ các biểu mẫu đúng theo quy định.

- Có soát xét, cập nhật, thay đổi, nhận biết tình trạng sửa đổi hiện tại của quy trình/tài liệu.

- Có lập danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài liên quan đến lĩnh vực, có tài liệu hồ sơ minh chứng.

c) Xem xét hoạt động kiểm soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ trong việc thực hiện giảỉ quyết các thủ tục hành chính tại các bộ phận/lĩnh vực:

- Tài liệu, quy trình có sẵn có tại nơi sử dụng

- Các quy trình đều được thực hiện bổ sung, sửa đổi đảm bảo thể thức trình bày theo mô hình khung quy định Quyết định số 101/QĐ-BKHCN ngày 21/01/2019 của Bộ KHCN, bổ sung các cơ sở pháp lý, diễn giải quy trình và thời gian giải quyết, các thành phần hồ sơ các biểu mẫu kèm theo quy trình đúng quy định.

- Thực hiện lưu giữ hồ sơ đúng theo quy trình.

- Xem xét hoạt động kiểm soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ trong việc thực hiện giảỉ quyết các thủ tục hành chính tại các bộ phận/lĩnh vực hồ sơ đầy đủ, đúng quy định.

d) Hoạt động khắc phục và phòng ngừa:

- Đã bổ sung đầy đủ các biểu mẫu đúng theo quy định.

- Có soát xét, cập nhật, thay đổi, nhận biết tình trạng sửa đổi hiện tại của quy trình/tài liệu.

- Các điểm hạn chế chính:

- Cuộc đánh giá chưa phát hiện các điểm không phù hợp.

- Tổng kết các điểm khuyến nghị và không phù hợp: Không.

        + Không phù hợp (KPH): Không.

        + Khuyến nghị (KN):  Không.

8. Thông tin phản hồi và đánh giá sự thỏa mãn của công dân, tổ chức

- Hoạt động đánh giá sự hài lòng của khách hàng: UBND xã ban hành Kế hoạch số 47/KH-UBND ngày 08/3/2024 kế hoạch tổ chức đánh giá mức độ hài lòng của người dân, tổ chức đối với dịch vụ hành chính tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả UBND xã năm 2024. Qua đó, UBND xã đã tiến hành khảo sát mức độ hài lòng của người dân, tổ chức khi đến giao dịch bằng 3 phương thức khác nhau như: khảo sát trên phần mềm HueS theo Kế hoạch số 512/KH-SNV ngày 18/3/2024 của Sở Nội vụ về khảo sát, đo lường sự hài lòng của người dân, tổ chức đối với sự phục vụ của cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh năm 2024; Khảo sát trên Hệ thống dịch vụ công trực tuyến của tỉnh và khảo sát bằng hình thức trực tiếp thông qua mẫu phiếu khảo sát mức độ hài long tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của xã.

Kết quả thực hiện khảo sát trong 7 tháng đầu năm 2024, Các tiêu chí đánh giá như: Tổng thể dịch vụ; mức độ thuận tiện khi sử dụng dịch vụ (dịch vụ dễ sử dụng, thời gian đáp ứng của dịch vụ khi giao tiếp, xử lý dữ liệu); mức độ đúng hạn trong xử lý, trả kết quả của cơ quan nhà nước; thái độ của cán bộ, công chức, viên chức (mức độ nhiệt tình, thái độ nhũng nhiễu, gây phiền hà, cách giao tiếp của cán bộ, công chức khi hướng dẫn, xử lý hồ sơ); thời gian giải quyết thủ tục hành chính so với thời gian cho phép theo quy định của pháp luật; thời gian thực hiện giải quyết so với quy định; số lần phải liên hệ với nơi tiếp nhận hồ sơ để hoàn thiện hồ sơ thủ tục hành chính; số lượng cơ quan, đơn vị, tổ chức phải liên hệ để hoàn thiện hồ sơ thủ tục hành chính; thực hiện tổ chức tiếp nhận hồ sơ, giải quyết, trả kết quả tại Bộ phận Một cửa; mức độ công khai các thủ tục hành chính; tiếp thu, giải trình đối với các ý kiến phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân; tiến độ và chất lượng cung cấp dịch vụ công trực tuyến của cơ quan có thẩm quyền đều được đánh giá rất hài lòng.

9. Nhận xét về kết quả đánh giá

a) Các kết quả đạt được

- Lãnh đạo UBND xã đã quan tâm chỉ đạo thực hiện xây dựng và áp dụng ISO tại đơn vị.

- UBND xã đã thành lập Ban Chỉ đạo ISO, bổ nhiệm Lãnh đạo chất lượng, thành lập Ban soạn thảo văn bản.

- Các hoạt động kiểm soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ trong việc thực hiện giải quyết các thủ tục hành chính thực hiện tốt.

- Các quy trình đã soát xét, ban hành về nội dung và các biểu mẫu thực hiện đúng theo quy trình.

- Việc tuân thủ các quy trình, quy định đã phê duyệt thực hiện tốt.

- Các công chức đã hiểu và áp dụng các quy trình vào công việc chuyên môn.

b) Kết luận của cuộc đánh giá

Thông qua những vấn đề đã nêu trên, lãnh đạo UBND xã sẽ tiến hành họp xem xét lãnh đạo chất lượng để tất cả các bộ phận/lĩnh vực liên quan kiểm tra, rà soát lại và khắc phục vận hành có hiệu lực và hiệu quả hơn trong thời gian tới.

10. Kế hoạch thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa                     

Căn cứ các Quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Danh mục thủ tục hành chính được tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các quyết định công bố thủ tục hành chính của UBND tỉnh; Quyết định số 101/QĐ-BKHCN ngày 21/01/2019 của Bộ KHCN về việc Công bố mô hình khung HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại địa phương; các quyết định của UBND tỉnh về việc công bố danh mục thủ tục hành chính thuộc các lĩnh vực thẩm quyền giải quyết của UBND xã. UBND xã yêu cầu công chức chuyên môn thực hiện các nội dung sau:

- Các cán bộ phụ trách các bộ phận/lĩnh vực tiếp tục thực hiện rà soát. bổ sung các Quy trình ISO giải quyết các thủ tục hành chính thuộc các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết cấp xã đảm bảo thể thức trình bày theo mô hình khung quy định Quyết định số 101/QĐ-BKHCN ngày 21/01/2019 của Bộ KHCN, bổ sung các cơ sở pháp lý, diễn giải quy trình và thời gian giải quyết, các thành phần hồ sơ các biểu mẫu kèm theo quy trình đúng quy định. 

- Việc kiểm soát tài kiệu và kiểm soát hồ sơ: Các cán bộ phụ trách các bộ phận/lĩnh vực phải dành thời gian tiến hành tổ chức, sắp xếp, phân loại quản lý hồ sơ theo yêu cầu của quy trình kiểm soát hồ sơ, tài liệu, đảm bảo thuận tiện trong việc truy cập hồ sơ khi cần. Trong đó, mẫu bìa hồ sơ phải đồng bộ về kích thước giữa các bộ phận; danh mục hồ sơ phải đảm bảo đúng theo yêu cầu.

- Các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài: Nên được sắp xếp theo đúng thứ tự danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài, để giảm thiểu số lượng văn bản lưu trữ cũng như tiện truy cập thì khuyến khích các bộ phận lưu tài liệu bên ngoài vào một folder trong ổ đĩa D của máy tính bảo đảm thuận tiện, dễ tìm khi cần.

- Tuân thủ các quy trình: Ban chỉ đạo ISO, QMR nên đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền về tầm quan trọng nắm bắt đầy đủ các yêu cầu của hệ thống cũng như việc tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu của các quy trình đã công bố trong hệ thống quản lý chất lượng tới các đơn vị/bộ phận liên quan.

- Các bộ phận/lĩnh vực phải thường xuyên cải tiến phương pháp làm việc để nâng cao hiệu quả thực hiện công việc của mình.

- Ban chỉ đạo ISO, QMR đôn đốc các đơn vị/bộ phận thường xuyên rà soát, cập nhật danh mục TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã do bộ phận/lĩnh vực mình phụ trách theo quy định./.

Trên đây là báo cáo tổng hợp kết quả rà soát, cập nhật các thủ tục và các quy trình nghiệp vụ của Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015./.